Succesvol reageren op een oproep voor een opdracht? 3 x do’s en don’ts

Terwijl ik mijn weg baande door de vele cijfertjes die om mijn hoofd vlogen met het doen van mijn boekhouding, ontdekte ik iets merkwaardigs. Ik legde mijn opdrachtgevers naast elkaar en kwam erachter hoeveel opdrachten voortkomen uit mijn reactie op een oproep. Je kent het wel, die oproepjes in Facebookgroepen of op LinkedIn met: ik zoek iemand die… Ja, die oproepjes dus.

De oproepjes waarin er gevraagd wordt om een tekstschrijver, social media strateeg, fotograaf, coach of websitebouwer bijvoorbeeld. Het internet staat er vol mee. Vooral in Facebookgroepen voor ondernemers vind je er veel. En het is handig, want je kan er dus daadwerkelijk een betaalde opdracht uithalen!

Een gemiddelde oproep krijgt al gauw in de veertig reacties, dus je kan wel begrijpen dat ik trots was toen ik zag dat ongeveer een derde deel van mijn opdrachten ontstaat nadat ik op een oproep heb gereageerd. Heb ik een succesformule? Nee, maar als je mij een beetje kent weet je inmiddels dat ik niet zo van de succesformules ben. Ik ben ervan overtuigd dat er meerdere wegen naar Rome leiden.

Maar, ik ben er óók van overtuigd dat de technieken die ik toepas effectief zijn, anders zouden er natuurlijk geen klanten uit mijn reacties komen. Daarom vind je in dit artikel mijn 3 absolute do’s en 3 absolute don’ts wanneer je succesvol wil reageren op een oproepje.

De absolute do’s

1. Lees de oproep goed door

Ik zie het zo vaak gebeuren dat het pijn doet aan mijn ogen: in de oproep wordt specifiek gevraagd om een mail te sturen, in plaats van een privébericht op Facebook of LinkedIn. Waarom? Veel berichten belanden vaak tussen het gros, omdat mensen veel privéberichten ontvangen.

Voor de rest maakt het eigenlijk ook niet uit waarom iemand je vraagt te mailen, maar het is een van de dingen die in een bericht staat. Waarom stuur je dan toch een bericht?! Als ik zelf een oproep plaats en hier wordt al niet naar geluisterd is het een no-go voor mij.

Het betekent namelijk dat je niet goed leest en als je niet goed leest is er een gebrek aan aandacht. Ik wil zelf ook dat mensen reageren omdat ze denken dat we een goede match zijn, niet omdat ze vanuit een soort paniek een opdracht willen krijgen.

Door goed te lezen maak je indruk. Als je jezelf traint om goed te lezen wat er staat, word je er ook beter in om tussen de regels door te lezen. Daar kan je weer gebruik van maken in je reactie.

2. Zet jezelf niet centraal

Als we het over selfcare hebben moet je dat natuurlijk wel doen, duh, maar als we het over reageren op een oproep hebben is dat niet zo belangrijk. Ik put uit mijn eigen ervaring met het voorbeeld dat ik ga geven, maar luister en huiver. Zo nu en dan plaats ik ook weleens een oproepje. Vaak is dit de gemiddelde reactie die ik krijg:

Hoi Nikki!

Via [noem groep] zag ik je oproep voor [noem functie]. Mijn naam is Pietje van Piet Regelt Het. Ik ben inmiddels al vijf jaar werkzaam als [noem functie]. Met Piet Regelt Het ontzorgen we je volledig op het gebied van [noem expertise]. Hierdoor zijn wij de juiste partner om mee samen te werken. We doen X, Y en Z en onze klanten zijn erg tevreden.

We kunnen jou ook helpen. Ik heb morgen tijd om te bellen, zullen we dat doen? Groet, Pietje

Los van het feit dat er tekstueel niet per se iets verkeerd is aan dit stukje, mis ik het gevoel dat iemand de tijd heeft genomen om research te doen naar mijn oproep en naar mij. Klantenbinding kost tijd, maar zelfs in één mail kun jij al een connectie opbouwen met iemand. Hoe je dat doet? Door persoonlijk en geïnteresseerd te zijn.

Kijk eens naar dit voorbeeld:

Hoi Nikki!

Via [noem groep] kwam ik je oproep tegen voor [noem functie]. Wauw, ik was meteen enthousiast na het lezen van jouw oproep! Inmiddels staat er dan ook een tabblad met jouw website open. Ik vind het razend inspirerend wat jij doet.

In je oproep zag ik dat je op zoek bent naar iemand die [noem wat die persoon kan doen] voor je kan doen. Dat zou ik graag voor je doen! Met de informatie die ik nu van je heb, lijkt het me verstandig om het volgende te doen: [noem hier de ideeën die jij alvast hebt. Experimenteer hier mee. Je ontdekt hier hoe goed je tussen de regels door kan lezen]. Is dat iets wat bij je aansluit?

Voordat ik mijn mail afsluit, zal ik kort ets over mezelf vertellen. Ik ben Piet, van Piet Regelt Het. Met mijn bedrijf doen we [noem activiteiten]. We werken voor o.a. [noem een aantal opdrachtgevers]. Het lijkt mij ook leuk om met jou aan de slag te gaan.

Mocht je door alle mails heen zijn haha, lijkt het me leuk om eens te bellen. Dan kunnen we kennismaken en eventueel sparren.

Groetjes,

Pietje

Met de tweede mail komt de focus niet te liggen op wat Piet allemaal kan – maar komt de focus te liggen op jou als potentiële klant. Je voelt je hierdoor veel meer gehoord. En mensen komen liever in contact met mensen waarbij ze het gevoel hebben dat ze gehoord worden – waarom? Nou, voor één reden bijvoorbeeld, het is veel leuker als je gehoord wordt door iemand in plaats van dat iemand alleen maar over zichzelf praat.

Durf eens de persoon voor je centraal te zetten zonder dat je in de overtuiging gaat van waarom iemand voor jou moet kiezen. Durf hierbij wat meer vertrouwen in je eigen kunnen te hebben, en dat als het de juiste klant is voor jou, die persoon vanzelf komt – zonder trekken en douwen.

In de laatste alinea kan je alsnog kort iets over jezelf toevoegen, dat kan enorm waardevol zijn. De reden waarom ik dit zeg is omdat ik te vaak zie dat er op oproepjes gereageerd wordt met het hele mails over waarom iemand vindt dat hij/zij geschikt is.

Maar dat laat je niet zien door over jezelf te praten en in de overtuiging te gaan, want dat doet bijna 90%. Je onderscheidt je juist door te laten zien dat je gehoord hebt wat iemand zegt.

3. Bied bij het eerste contactmoment een vorm van waarde

Dit wordt heel vaak niet gedaan, maar dit is dus het moment waarop je het verschil kan maken. Als ik mogelijke klanten voor mijn schrijfcoaching of uitgeven in eigen beheer sessies benader, geef ik ze bijvoorbeeld al mijn e-book hierover. Dat staat bomvol waarde en is een betaald product.

Ik doe dat echter wel vrijblijvend, dus verwacht niet dat mensen dan voor me kiezen. In de mail zet ik er dan bijvoorbeeld bij:

In de bijlage heb ik de digitale versie van mijn nieuwe boek toegevoegd. Hierin staat een heleboel relevante informatie over schrijven en uitgeven. Dan heb je enigszins een idee van wat erbij komt kijken. Heel veel succes & ik hoor je vanzelf!

Op die manier ben je vrijblijvend, concreet en bied je waarde. Heb je geen product dat je kan toevoegen? Je kan er ook over nadenken om een e-book te maken met jouw kennis dat je alleen voor potentiële klanten beschikbaar stelt. Daarnaast kun je ook een concreet idee via de mail opperen – dan weten klanten meteen waarvoor ze bij jou moeten zijn.

Dit is behulpzaam in het kader van klantenbinding, maar ook voor het laten zien waarom een klant voor jou moet kiezen. 1. Omdat jij bijzondere talenten hebt. 2. Omdat jij een stapje extra zet voor jouw klant.

De absolute don’ts

1. Een potentiële klant stalken

Het is goed om je potentiële klant zo nu en dan te herinneren aan dingen, zoals reageren op je offerte of projectvoorstel. Voorkom echter dat je je klant gaat stalken. Ik heb vaker meegemaakt na het plaatsen van een oproepje dat ik ineens overal gestalkt werd.

Een mail sturen, toevoegen op LinkedIn, een follow op Instagram en een vriendschapsverzoek op Facebook. Enthousiasme is altijd goed, maar ik heb dus weleens van collega-ondernemers begrepen dat dit ook behoorlijk haastig en opdringerig voor hun overkomt. En ik vind dat ook wel. Misschien is het toevoegen niet zo’n probleem, maar wel op elk platform je klant herinneren aan jouw reactie wel.

Vind je het leuk om met iemand in contact te komen en blijven na de eerste mail? Ik schrijf dan altijd onder de mail: vind je het goed als ik je toevoeg op LinkedIn? Lijkt me leuk om in contact te blijven! Op die manier is het meer vrijblijvend en voorkom je dat jouw potentiële klant het idee krijgt dat je er bovenop zit.

2. Geïrriteerd reageren als je niet meteen een reactie krijgt

Geïrriteerd mag je natuurlijk altijd zijn, maar je ook geïrriteerd uiten vind ik zelf niet zo’n slimme zet. Natuurlijk, als iemand je beloofd heeft voor een bepaalde deadline te reageren en dat niet doet – is dat vervelend. Maar kies ervoor om of begripvol te zijn óf gewoon eerlijk te zeggen dat je het niet fijn vindt. Ik ben altijd voor eerlijke communicatie, dus doe dat zeker als je die behoefte hebt.

Maar waar ik verbaasd over ben zijn die passief agressieve reacties van ondernemers als je nog niet op hun reactie hebt gereageerd. Er zullen mensen zijn die dat niet doorhebben, maar voor iemand zoals ik die tussen de regels doorleest is passieve agressie voor mij een no-go.

Wees begripvol richting je potentiële klant of zeg eerlijk dat je het niet fijn vindt dat iemand zich niet aan de deadline houdt. Confronterend? Ja. Maar altijd beter dan ergens omheen draaien en dat je op die manier alsnog de spanning voelt. Ik kan het waarderen als iemand zegt: Nikki, je hebt nog niet gereageerd en we hadden een deadline afgesproken. Is er iets gebeurd?

Ik ben ervan overtuigd dat we ook binnen zakendoen eerlijker en transparanter mogen zijn. Kan iemand je eerlijkheid niet waarderen? Vraag jezelf dan af of het de juiste klant is. Natuurlijk is het de toon die de muziek maakt. Ik hou ook niet van botte opmerkingen of tunnelvisie gedrag, maar ik kan geniet er wel van als iemand zich verbindt vanuit kwetsbaarheid.

Voorkom dus passief agressieve communicatie.

3. Reageren met standaard templates

In het kader van productiviteit is het natuurlijk handig om met een standaard template te reageren. Je kopieert en plakt de boel, en klaar is Kees. Toch wil je eens overwegen omdat template te laten gaan.

Juist door de tijd te nemen een potentiële klant met een handgeschreven mail of bericht te benaderen, kun je meer over de klant ontdekken én jezelf onderscheiden van de rest. Maak zo’n bericht persoonlijk. Laat zien dat je enthousiast bent. Geef de potentiële klant een gevoel van waardering.

Teksten waarvan ik weet dat ze automatisch zijn opgesteld, belanden bij mij gauw in de prullenbak. Omdat ik weet dat de zender niet de moeite heeft genomen om research te doen naar mij als persoon, maar gewoon een opdracht wil. Ook met zakendoen staat persoonlijk contact voor mij voorop.

Neem de tijd om een potentiële klant een gevoel te geven van: ja, bij deze persoon moet ik zijn. De persoon begrijpt mijn probleem en kan mij ondersteunen richting of met de oplossing. Dat gevoel wil jij toch ook als je iets koopt? Ik in ieder geval wel.

En als je denkt: dat kost zoveel tijd, elke keer reageren zonder template. Daar ben ik het niet mee eens. Het kost je hooguit een kwartier om iemand te mailen en een sterke mail te schrijven. Wat dacht je van hoeveel tijd het kost om elke keer een standaard template te sturen en daar geen klant aan over te houden? Dan spendeer je waarschijnlijk ergens anders tijd om nieuwe klanten te vinden. Die tijd kun je ook gebruiken voor onderzoek, een goede mail schrijven en reageren.

En by the way: tijd steken in het vinden en binden van klanten hoort natuurlijk ook wel een beetje bij ondernemerschap.

Reageren op oproepjes gaat mij goed af. Ook ik word weleens niet gekozen, en dat is helemaal niet erg. Het kan niet altijd raak zijn. Waar het mij in ieder geval omgaat is dat je er plezier in krijgt om te reageren. Zie het vinden en binden van klanten als een uitdaging, een spel dat je kan masteren. Dat maakt het leuk, productief en geeft je een gevoel van voldoening. Reageer jij weleens op oproepjes voor opdrachten? En hoe gaat dat?

Delen:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Instagram

3   41
13   77
10   58
1   42
22   53