Online overprikkeling voorkomen? Start met het managen van je inbox(en)

Foto gemaakt door @muymaaike

Nu onze mogelijkheden om fysiek in contact te treden gering zijn, neemt het online verkeer in snelle mate toe. Ik vind het belangrijk dat mijn content zo tijdloos mogelijk is, maar deze blog is dus geschreven in april 2020. Een tijd waarin online contact de meest voornaamste vorm van contact is – waardoor overprikkeling van digitale apparaten nog sneller kan plaatsvinden. Daarom is het effectief managen van je inbox belangrijker dan ooit – en daar heb je de rest van je (werkend) leven ook profijt van. ūüėČ

Na het krijgen van een burn-out ben ik mijn leven gaan transformeren. Dat betekent nu dat mijn leven veel meer is afgestemd op waar ik behoefte aan heb. Als hooggevoelige introvert is het hebben van genoeg momenten om te ontprikkelen geen luxe, maar een vereiste. Zeker in een wereld die alsmaar sneller lijkt te gaan.

Grote kans dat als je mij een berichtje stuurt, ik laat antwoord. Dat doe ik niet omdat ik mensen wil negeren of wil laten wachten, maar omdat ik het oprecht niet bij kan houden om meer dan veertig berichten op een dag te beantwoorden. Het zou wel kunnen, maar dan zou ik nergens anders meer aan toekomen.

Reactievermogen

Meestal reageer ik op mails binnen vierentwintig tot achtenveertig uur, soms eerder en met hoge uitzondering later. Dat komt omdat ik voor mijn gevoel veel meer controle heb over mijn mailbox. Daar zit op de een of andere manier meer afstand tussen dan een appje of een Insta message.

Zelf ben ik zeer actief op Instagram Stories en dat vind ik fantastisch – maar omdat ik zo actief ben krijg ik op een dag twintig tot veertig dm’s. Laat ik voorop stellen dat ik het geweldig vind dat mensen zo actief mee doen, en dat ik ook niet anders zou willen. Maar het zijn wel prikkels. En dat is ok. Ik probeer dus absoluut dm’s op dezelfde dag te beantwoorden, maar vaak is dat niet realistisch – dus kies ik ervoor om dat in een batch te doen.

Meestal voorzie ik alle dm’s die ongeopend of onbeantwoord zijn van een reactie op zondagavond. Je hebt niet de snelste reactie, maar ik streef er w√©l altijd naar om een inhoudelijke reactie te geven. Dat vind ik belangrijker dan snel reageren.

Ik heb één telefoon Рen dat wil ik zo houden. Twee telefoons (eentje zakelijk, eentje persoonlijk) vind ik onnodig. Zowel vanuit introversie- en duurzaamheidsperspectief. Dat betekent ook dat alles wat binnenkomt via WhatsApp zakelijk én persoonlijk kan zijn. Het resultaat daarvan is dat ik zakelijk zo vlot mogelijk probeer te reageren, maar persoonlijk rustig een paar weken op me kan laten wachten.

Geen schaamte meer

Ik schaam me daar allang niet meer voor. Absoluut niet. Waar ik eerst nog een berg aan excuses aanbood als ik laat antwoordde, doe ik dat nu helemaal niet meer. Sterker nog: mensen weten dat ik laat antwoord – en dat dat niks maar dan ook niks te maken heeft met de persoon in kwestie, maar met het feit dat dat te veel berichten beantwoorden voor mij overprikkelend is.

Twintig tot veertig berichten op een dag is voor anderen misschien een druppel op een gloeiende plaat. Voor weer andere mensen is het enorm veel. Het maakt niet uit wat voor jou veel of weinig is. Het gaat erom dat je een ritme en structuur vind in wat voor jou fijn voelt. We leven in een wereld die op de extraverte norm is ingericht.

Meer (zelf)begrip voor introverte mensen

De persoon die een momentje alleen nodig heeft op een feest. De persoon die helemaal niet naar feestjes gaat. De persoon die niet van bellen houdt. De persoon die alleen gaat lunchen. De persoon die het liefst zaterdagavond met een boek in bed ligt. Allemaal mensen die in de wereld die alsmaar doordraait vaak als eigenzinnig worden beschouwd? Die krijgen nu gelukkig steeds meer begrip en kennis over het feit dat ze meer stimulans uit zichzelf halen in plaats van contact met anderen. En dat het oké is.

Voor deze mensen is leven in thuisquarantaine waarschijnlijk ook geen hele grote verandering, omdat ze graag thuis zijn en misschien zelfs wel thuis werken. Dan refereer ik ook vooral aan mezelf, want ik ga dus heel goed op het idee dat ik niet constant mijn huis uit moet voor afspraken of dat er van me verwacht wordt dat ik op sociale gelegenheden verschijn.

Managen van inboxen

Het managen van mijn inboxen doe ik dus al een paar jaar en elke keer leer ik er weer meer over. Hoe het effectiever √©n effici√ęnter kan. Nu onze fysieke mogelijkheden tot contact beperkt zijn neemt het online contact toe – en daarom ligt overprikkeling door digitale apparaten op de loer. Het perfecte moment dus om met je inboxen aan de slag te gaan. Om daarmee te beginnen heb ik mijn beste tips hieronder gebundeld:

1. Breng in kaart welke inboxen je hebt

Zonder dat je het door hebt heb je zo een stuk of zeven (actieve) social media accounts. Reken daarbij ook nog eventuele meerdere mailadressen en WhatsApp en je zit zo aan negen/tien inboxen. Dit is behoorlijk wat! Daarom wil ik je uitdagen alle inboxen die jij hebt in kaart te brengen. Ik zal een voorbeeld laten zien:

WhatsApp, Instagram, Facebook, LinkedIn en twee mailadressen zijn mijn inboxen. Dit zijn de platformen waarmee ik berichten kan binnenkrijgen. Uiteraard heb ik ook iMessage en sms voor mijn iPhone, maar gezien dat bij mij vrijwel niet gebruikt wordt tel ik die niet mee.

Door in kaart te brengen wélke inboxen je hebt krijg je overzicht en vanuit overzicht kan je structuur aanbrengen.

2. Start met minimaliseren

Als minimalist kon je deze tip verwachten, maar ik ben dus een groot voorstander van less = more. Daarom zou ik ook zeggen: start na het in kaart brengen van je inboxen met minimaliseren. Gebruik je dat Twitter account écht nog? Krijg je nog energie van Facebook? Of heb je helemaal niks met Instagram? Haal de bezem erdoor heen!

Al die apps die je op je telefoon laat staan of al die accounts die je nog hebt, terwijl je er weinig tot geen gebruik van maakt zijn onnodige prikkels die extra ruimte in je telefoon en hoofd innemen. Zo denk ik er zelf al een behoorlijk tijdje over om Facebook te verwijderen, maar ik heb het nodig voor mijn zakelijke Instagram account.

Daarom heb ik besloten dat Facebook mag blijven, maar eigenlijk 2 tot 3 keer per week nog maar geopend wordt. Berichten krijg ik daar bijna nooit binnen, maar mocht ik iets krijgen dan antwoord ik meestal met de vraag of ze het kunnen appen of op mail kunnen zetten als het belangrijk is.

Onnodige apps en accounts verwijderen die je bijna niet meer gebruikt geeft je heel veel rust, ruimte en regelmaat. Ik kan het je van harte aanraden om daarmee te starten. Mijn drie voornaamste inboxen zijn dus Mail, WhatsApp en Instagram. Op LinkedIn krijg ik ook berichten, maar die laat ik vandaag eventjes onbehandeld.

Voor de drie platformen die ik actief gebruik en waar ook de meeste berichten op binnen komen heb ik voor ieder drie tips gebundeld die je inbox makkelijker maken:

Mail

1. Open mails alleen zodra je er tijd voor hebt

Het is zo verleidelijk om tijdens je telefoonrondje meteen je mail te checken. Maar zodra jij je mail opent en niet in de mogelijkheid bent om te antwoorden is die mail een extra stukje ruimte in je hoofd die je hersenen moeten verwerken. Tegelijkertijd verbruik je dus ook energie om die prikkel te verwerken – terwijl je die energie ook had kunnen sparen door niet te kijken.

Het zijn hele kleine dingen, maar die kleine dingen kunnen door een opstapeling van als één grote prikkel komen. Daarom: open mails alleen zodra je tijd hebt om ze te beantwoorden. Dit doe ik nu sinds een tijdje Рen ik geef toe: het schiet er wel eens bij in Рmaar dit is zó fijn. Zeker als ik gefocust aan het werk ben helpt het me ook gefocust te blijven.

2. Verdeel je inbox in mappen

Wat mij écht mateloos irriteert is wanneer ik mijn mailbox aan het legen ben en ik bepaalde mails moet laten staan omdat er iets belangrijks in staat. Iets wat ik moet onthouden of doen. Het maakt verder niet uit, maar ik vind het heel onoverzichtelijk.

Daarom heb ik besloten om mijn inbox in mini-inboxen te verdelen. Je kan die mini-inboxen ook gewoon als mappen zien, want zo heten ze volgens mail ook. Ik heb bijvoorbeeld de mappen: informatie, administratie, #LOVE en mappen voor de verschillende klanten waar ik voor werk.

Zo heb ik de belangrijkste informatie bij me in een handomdraai. En ik hoef niet meer al die belangrijke losse mails in mijn inbox te laten staan.

3. Antwoord je mail op stille momenten

Dit is een tip waar ik al jaren mee bezig was, zonder me er bewust van te zijn. Totdat iemand ineens zei: ‘Wat een goede tip, dank je wel!’ En dat was dat ik op zondagavond meestal mijn mail beantwoord. Dan zijn veel mensen nog van het weekend aan het genieten waardoor ik ook niet meteen reacties krijg waar ik iets mee moet. Superfijn!

Als ik overdag mijn mail beantwoord wil er nog weleens direct een mail terugkomen. Dan ben ik net klaar met het legen van mijn mailbox en dan kan ik voor mijn gevoel opnieuw beginnen. Daarom beantwoord ik mijn mail op momenten waarvan ik weet dat er weinig mensen actief zijn.

Bijvoorbeeld zondagavond, net na zessen of ‘s morgens voor negenen. Het kan ook zijn dat ik het rond twaalven doe, omdat dan ook veel mensen al aan de lunch beginnen. Misschien ben je dan zelf iets eerder uit de voeten of iets later – maar het geeft mij heel veel rust wetende dat ik mijn mailbox kan legen en dan klaar ben.

WhatsApp

1. ‘Kan je dit mailen?’

Omdat mijn WhatsApp voor zakelijke en persoonlijke doeleinden wordt gebruikt lopen die appjes dus door elkaar. Het risico is dus ook dat er verzoeken via WhatsApp komen die eigenlijk te lang zijn of te veel to do’s met zich meebrengen. In plaats van dat ik dan alle moeite stop in het juist verwerken van zo’n berichtje, kies ik ervoor om te vragen of het verzoek me gemaild kan worden.

Wanneer het op de mail staat komt het in mijn zakelijke systemen terecht en dat biedt veel meer structuur en ontspanning. Vanuit daar kan ik het namelijk verwerken op een manier die bij mijn systemen past, waardoor ik effectiever en effici√ęnter kan werken. Zo blijft mijn WhatsApp zoveel mogelijk gereed staan voor √©cht essenti√ęle communicatie.

2. Schakel meldingen uit

Dit zou ik voor elk platform aanraden, maar op WhatsApp zie je dat meldingen het meest aan blijven staan. Mensen voelen zo de verplichting om per direct te reageren, maar door meldingen aan te hebben heeft jouw mobiel toch een bepaalde controle over je.

Ik heb er twee jaar geleden voor gekozen om meldingen uit te schakelen, toen ik tijdens het schrijven van mijn eerste boek niet gestoord wilde worden. Op dat moment werkte ik nog in loondienst, waardoor er regelmatig onnodig veel berichtjes vanuit de groepsapp kwamen. Dat leidde me zó af dat ik besloot alle meldingen uit te zetten.

Sindsdien bepaal ik zelf heel bewust wanneer ik een appje open en beantwoord – niet mijn mobiel of geprikkelde brein. Dit heeft me echt veel opgeleverd. Die meldingen gaan ook nooit meer aan.

3. Ga uit groepen

Als ik ergens kierewiet van werd zijn het al die WhatsApp groepen wel. Ik heb gewoon geen zin om de hele dag door te appen. Kost mij veel energie en vind ik ook niet doelgericht. Daarom heb ik besloten dat ik voor mezelf maar in twee groepen mag zitten – en dat gaat prima.

Er waren momenten dat ik wel eens in vier of vijf groepen zat en ik werd er he-le-maal gek van. Er wordt vaak zoveel geluld over niks boeiends. En dat is niet erg als je dat gezellig vindt – maar zoals ik al zeg: ik ben introvert en zit daar helemaal niet op te wachten.

Zit je in een groep voor werk of school? Stel dan het volgende voor: een groep voor de echte belangrijke dingen waar iedereen in zit en √©√©n groep waar over koetjes en kalfjes gepraat kan worden waarvoor je kan kiezen. Zo wordt het veel duidelijker en helderder omdat je weet dat in zo’n groep alleen de essenti√ęle informatie wordt gedeeld.

Instagram

Instagram vind ik het allerleukste social media platform en tegelijkertijd ook het platform dat voor de meeste afleiding zorgt. Geeft niet, zolang je er bewust mee omgaat. Daarom ook drie tips om je Insta box te managen:

1. Verwijs belangrijke zaken door

Net zoals met WhatsApp krijg ik ook op Instagram zo nu en dan verzoekjes. Daarom heb ik besloten om ook met dm’s op Instagram belangrijke zaken te filteren naar mail of WhatsApp. Zo loopt mijn communicatie met klanten niet via Instagram, want daar zou ik veel te veel het overzicht mee kwijtraken. Dus ook hier: verwijs belangrijke zaken door. Kun je me mailen of appen?

2. Open dm’s alleen als je ze kan antwoorden

Door dm’s pas te openen als je ook zeker weet dat je kan antwoorden, hoef je niet te onthouden dat je nog moet antwoorden. Dat scheelt enorm veel ruis in je hoofd. Als je een dm ongeopend laat, is het makkelijker om te zien welke berichten je nog moet beantwoorden en welke niet.

Wil je ze wel openen en nog niet direct beantwoorden? Zet dan de markering van een gesprek aan. Dan komt er in de rechterhoek een oranje hoekje te staan. Dat is superduidelijk en overzichtelijk.

Dit is trouwens voor mij nog wel een aandachtspuntje hoor. Ik open vaak te snel een dm zonder daar over na te denken en dat is later alleen maar onoverzichtelijk. Dus hier mag ik nog bewuster mee omgaan.

3. Schoon je dm’s op

Dit heb ik vanaf het begin van Instagram al gedaan en doe ik elke week. Gesprekken die klaar zijn, eenmalige reacties en berichten die zijn beantwoord? Het gaat bij mij allemaal de prullenbak in. Omdat ik alle belangrijke informatie doorverwijs naar mijn app of mail, verwijder ik de chats. Heel fijn is dat.

Het biedt namelijk veel meer overzicht om gewoon zoveel mogelijk chats te verwijderen. Ik begrijp ook heus wel dat er een moment gaat komen waarop dat niet meer lukt, maar voor nu blijf ik het doen. Zo’n leeg veld geeft mij gemoedsrust √©n het scheelt ruimte op je telefoon.

Dit waren een aantal van mijn tips die ik toepas om rust en overzicht te bewaren. Er zijn inmiddels nog meer manieren die ik gebruik, dus wellicht komt er een deel twee van deze blog. Wat zijn jouw beste tips op het gebied van inbox management?

Delen:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Instagram

3   38
3   43
5   43
10   60
5   63